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  • 酒店內(nèi)部控制的途徑與方法

    時間:2009-04-23來源: 作者:
    酒店內(nèi)部控制的途徑與方法
      

      內(nèi)部控制是指自我約束、自我調(diào)節(jié)、自我保障的機制。良好的內(nèi)部控制能夠以最快的速度提供產(chǎn)品與服務,滿足顧客的需要。 內(nèi)部控制的目的在于檢驗各項經(jīng)濟運行資料的真實性、正確性、可靠性,促進各經(jīng)營管理部門協(xié)調(diào)工作,減少內(nèi)耗,提高經(jīng)營管理效率和效果,保護酒店資產(chǎn)安全完整,保障投資者的合法權(quán)益,防范風險,優(yōu)化酒店資源配置,最大限度地提高酒店資源的利用率,實現(xiàn)股東期望的營運目標等。

      營造內(nèi)部控制環(huán)境

      內(nèi)部控制是酒店的一項綜合性管理工作,涉及到組織、人事、后勤和業(yè)務等多個部門,酒店管理層應從思想上高度重視內(nèi)部控制,認真組織內(nèi)部控制的設計,嚴格遵守各項規(guī)章制度,重視員工的教育和培訓,提倡團結(jié)、協(xié)作的團隊精神,樹立穩(wěn)健、務實的經(jīng)營風格,實行科學、高效的管理方式。

      1、建立內(nèi)部控制系統(tǒng)

      酒店內(nèi)部控制系統(tǒng)必須注意各個層面權(quán)力配置合理、責任明確,從而建立有效的激勵、監(jiān)督與制衡機制。從組織、人事、后勤和業(yè)務等方面,建立相互制約的規(guī)章制度;在財務部門常規(guī)性的會計核算的基礎上,由責任心強、工作能力全面的人員對各崗位、業(yè)務進行日常性和周期性的核查,并將核查的結(jié)果及時反饋給有關管理人員;審計委員會由稽核、審計、紀檢、監(jiān)察人員組成,采取內(nèi)部常規(guī)稽核、離任審計、落實舉報、監(jiān)督與審查財務狀況等手段,對財務部門實施內(nèi)部控制,以便及時發(fā)現(xiàn)問題及時防范經(jīng)營。

      2、檢查、考核、激勵

      酒店應定期或不定期對內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進行檢查與考核,酒店內(nèi)部控制制度是否得到有效遵循?執(zhí)行過程中有什么問題?估計可能產(chǎn)生或已經(jīng)產(chǎn)生的后果?對嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制制度的應給予獎勵;對違規(guī)、違章的,給予必要的處分或經(jīng)濟處罰,真正實現(xiàn)內(nèi)部控制的目的。

      3、以人為本

      酒店的經(jīng)營和財務風險的產(chǎn)生,內(nèi)部控制的失效,責任在于酒店管理層。只有以人為本,上下團結(jié)一致,及時溝通,才能把內(nèi)部控制工作做好。管理者應及時掌握關鍵崗位人員的思想動態(tài),采取措施,及時加以防范,培養(yǎng)員工忠誠、勤奮的品質(zhì)和良好的敬業(yè)精神。

      4、溝通信息渠道

      良好的信息溝通渠道,可以減少人為因素對內(nèi)部控制因素的影響。酒店應通過開發(fā)、引進先進的酒店管理軟件,完善酒店內(nèi)部控制系統(tǒng),為酒店管理者提供全面、及時、準確的信息,才能及時掌握酒店整體營運狀態(tài)。酒店應按控制系統(tǒng)的要求識別使用者的信息需要收集、加工和處理信息,并及時、準確、經(jīng)濟地傳遞給酒店內(nèi)部的相關人員,使他們能夠順利地履行職責。

      5、強調(diào)外部審計

      外部審計是由注冊會計師對酒店的財務報表的真實性、完整性、相關性發(fā)表公正的意見,是社會各界人士在判斷酒店業(yè)績時的重要依據(jù)。采用外部審計對酒店的控制是間接的,是完全獨立的一種控制方式。

      優(yōu)化資源配置

      資源配置是以預算來統(tǒng)領酒店管理,同時輔以嚴密的管理體系來協(xié)調(diào)酒店資源管理,提高酒店在市場競爭中的地位。優(yōu)化資源配置是通過資源配置與全面流程管理、供應鏈統(tǒng)籌管理,對酒店實施全新的、系統(tǒng)的科學管理技術和方法。

      1、全面流程管理

      全面流程管理要求酒店的每一項服務均應有標準和預定的目標,監(jiān)控與評價系統(tǒng)要及時、靈敏,對存在的問題要能迅速改進。全面流程管理在整個酒店資源配置中處于核心地位,起著關鍵作用。將全面流程管理引入酒店資源配置,有助于提高酒店經(jīng)營管理的水平。

      如,在物資采購過程中,通過分析酒店管理現(xiàn)狀,重新設計采購流程,并盡可能使這一流程簡便、易懂。

      (1)組織管理流程再造。在堅持分工合理、互相制約、不相容職務分離和協(xié)調(diào)的基礎上,建立由總經(jīng)理等最高組織者組成的領導層及精干且數(shù)目不多的中間管理層、配備具有一定業(yè)務素質(zhì)和思想品質(zhì)員工的執(zhí)行層。

      (2)操作流程再造。包括計劃制定,比較,質(zhì)量監(jiān)控,票據(jù)審核,以及考核與獎懲等程序都要重新制作并認真監(jiān)督執(zhí)行,才能充分體現(xiàn)全面流程的全面管理。

      (3)供應鏈統(tǒng)籌管理。首先是物資采購環(huán)節(jié),以價格管理為中心,由采購部門提議,總經(jīng)理辦公會議研究,總經(jīng)理批準下達“每月最高價格控制表”,具體由采購部門執(zhí)行,分物資種類制定具體的管理辦法。對主要消耗性原材料,對一般消耗性原材料、勞保、辦公用品等按一定金額實行分權(quán)管理。對大型設備和成套設備由財務審計、經(jīng)營、技術、設備管理等部門共同提出價格、質(zhì)量、技術等方面的要求,實行招標采購;其次是驗收入庫環(huán)節(jié),采資到庫后,質(zhì)量檢驗人員嚴格按照檢驗規(guī)程進行驗收。凡能留樣或規(guī)定必須留樣的物資,檢驗后均必須留樣備查;最后是領用環(huán)節(jié),憑材料限額領料單、內(nèi)部價券等領料,也可在符合一定條件下自行向外部采購。

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